Wann können Ausbildungskosten zurückgefordert werden?

Ein PR-Lehrgang am WIFI, um theoretisches Hintergrundwissen zu erlangen, ein Englischkurs bei Berlitz, um besser mit internationalen Kunden arbeiten zu können, oder ein Computerkurs am bfi, um perfekte Powerpoint-Präsentationen gestalten zu können? Das sind zweifellos drei für PR-Fachleute interessante und hilfreiche, in der Regel aber auch kostspielige Weiterbildungsangebote.

Fundierte Aus- und stetige Weiterbildung sind in der heutigen Wissensgesellschaft unerlässlich. Viele Arbeitgeber investieren daher gern in die Ausbildung ihrer Mitarbeiter. Idealerweise soll dies jedoch nicht der Konkurrenz, sondern ausschließlich dem eigenen Unternehmen zugute kommen. Um bei Beendigung der Zusammenarbeit nicht nur den Verlust eines fähigen Mitarbeiters, sondern auch die in diesen investierten Ausbildungskosten verschmerzen zu müssen, heißt es rechtzeitig vorzubeugen.

Gesetzliche Grundlagen

Vereinbarungen zum Ausbildungskostenrückersatz, die seit dem 18.3.2006 abgeschlossen wurden, müssen der gesetzlichen Grundlage des §2d AVRAG (Arbeitsvertrags-Anpassungsgesetz) entsprechen. Für Fälle vor dem 18.3.2006 ist es etwas komplizierter, da mangels gesetzlicher Grundlage anhand von Einzelfallentscheidungen der Höchstgerichte über die Zulässigkeit und den Umfang des Ausbildungskostenrückersatzes entschieden werden muss. Neben der gesetzlichen Grundlage sind abweichende Sonderbestimmungen in Kollektivverträgen möglich.

Rückforderbare Kosten

Rückforderbar sind die Kosten erfolgreich abgeschlossener Ausbildungen, mit denen theoretische oder praktische Spezialkenntnisse erworben werden, die auch in anderen Unternehmen verwertet werden können und dem Arbeitnehmer objektiv bessere Berufschancen auf dem Arbeitsmarkt verschaffen. Ob die erworbene Ausbildung im nächsten Job tatsächlich zum Einsatz kommt oder ein höheres Einkommen mit sich bringt, ist dabei irrelevant. Die Kosten für einen Italienischkurs wären beispielsweise auch dann rückforderbar, wenn der Arbeitnehmer im neuen Job gar keine Italienischkenntnisse benötigt.

Zu den rückforderbaren Ausbildungskosten zählen neben Kursgebühren auch etwaige Reisekosten und jenes Entgelt, das während der Ausbildungszeit anfällt. Letzteres kann jedoch nur zurückgefordert werden, wenn der Arbeitnehmer während seiner Ausbildung dienstfrei gestellt wurde, die Ausbildung keine Erfüllung des Arbeitsvertrages darstellt und die entsprechende Rückzahlungsvereinbarung schriftlich festgehalten wurde.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen rückforderbaren Ausbildungskosten und Einschulungskosten (z.B. Einschulung in die Produktpalette oder ein unternehmensinternes Computerprogramm), denn solche Einschulungskosten sind nicht rückforderbar.

Wesentliche Punkte einer Rückzahlungsvereinbarung

Form: Die Vereinbarung muss schriftlich erfolgen. Mündliche Vereinbarungen sind nicht zulässig.

Wann: Im Idealfall als Bestandteil des Dienstvertrags, aber auch anlassbezogene, schriftliche Vereinbarungen vor Beginn der konkreten Ausbildung sind zulässig.

Zulässige Bindungsdauer: Eine zeitliche Bindung des Arbeitnehmers nach Abschluss der Ausbildung darf fünf Jahre (in Extremfällen acht Jahre, z.B. Ausbildung zum Berufspilot) nicht überschreiten. Die Bindungsdauer ist von der Höhe der Ausbildungskosten und des durch die Ausbildung erlangten wirtschaftlichen Vorteils des Arbeitnehmers abhängig. Ein Word-Kurs wird beispielsweise geringer zu bewerten sein als eine Ausbildung zum Server-Administrator. Die Rückzahlungsverpflichtung darf jedenfalls keine unzulässige Kündigungserschwerung darstellen. Der Vereinbarung muss in etwa eine gleichwertige Verbesserung der Erwerbschancen des Arbeitnehmers gegenüberstehen.

Minderjährige: Bei Minderjährigen ist die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters notwendig, wenn Ausbildungskostenrückersatz vereinbart werden soll.

Höhe der Rückerstattungsverpflichtung: Die Höhe der Rückzahlungsverpflichtung muss aliquotiert werden und darf die tatsächlich aufgewendeten Kosten nicht übersteigen. Bei einer fünfjährigen Bindungsdauer (60 Monate) verringert sich der Rückzahlungsbetrag also pro Monat, in dem der Arbeitnehmer noch im Unternehmen verblieben ist, jeweils um 1/60. Diesem Punkt kommt besondere Bedeutung zu, zumal der Oberste Gerichtshof in einer aktueller Entscheidung (9 ObA 126/08g) bestätigt hat, dass Vertragsklauseln, die keine Aliquotierung enthalten, zur Gänze nichtig sind.

Rückzahlung bei Kündigung?

Die Ausbildungskosten können nicht in jedem Fall der Vertragsbeendigung zurückverlangt werden. Kein Anspruch besteht in folgenden Fällen:

- Lösung des Dienstverhältnisses während der Probezeit;
- unbegründete Entlassung;
- begründeter vorzeitiger Austritt des Arbeitnehmers;
- Entlassung wegen dauernder Dienstunfähigkeit;
- Arbeitgeberkündigung, außer der Arbeitnehmer hat dazu schuldhaft einen Anlass gegeben.

Ausständiges Entgelt, wie z.B. Provisionen oder Abfertigungen, können nicht als Ersatz für Ausbildungskosten einbehalten werden. Eine Aufrechnung der gegenseitigen Forderungen ist nur erlaubt, wenn zuvor eine Aufrechnungserklärung unterzeichnet wurde. Hat ein Dienstnehmer ungerechtfertigter Weise Ausbildungskosten zurückgezahlt, so kann er das Geld zurückfordern und nötigenfalls auch einklagen. Die Verjährungsfrist beträgt generell drei Jahre, sofern der Kollektivvertrag nichts anderes vorsieht.

Fazit

Für Dienstgeber empfiehlt es sich jedenfalls, entsprechende Klauseln zum Ausbildungskostenrückersatz in die Dienstverträge aufzunehmen und bei jeder einzelnen Ausbildungsmaßnahme die Rückzahlungsverpflichtung schriftlich genau zu vereinbaren. Außerdem sollte der Ausbildungsstand der Mitarbeiter sowie Aufwendungen für Ausbildungen mit Belegen dokumentiert werden, um deren Höhe im Streitfall beweisen zu können.